Les documents servant à l'identification légale de l'entreprise
Parmi les documents dont toute entreprise basée en France a besoin pour exercer légalement, une première catégorie regroupe ceux liés à l'enregistrement de l'entreprise.
L'extrait K-bis
L'extrait K-bis correspond au document de base d'une société commerciale qui s'inscrit au registre du commerce et des sociétés (RCS) en France. Equivalant à l'extrait D1 pour les artisans, à l'extrait K pour les entreprises individuelles ou encore à l'extrait L/Lbis pour les établissements secondaires, il représente le justificatif d'identité de l'entreprise.
D'un point de vue légal, ce document certifie l'existence de l'entreprise. Il est ainsi délivré par le greffe du tribunal de commerce, dès que l'entrepreneur enregistre son enseigne (à l'exception des entreprises individuelles liées à une profession libérale). S'y trouvent des informations telles que :
la raison sociale ;
la forme juridique ;
le numéro Siren ;
l'adresse du siège social ;
l'identité du dirigeant principale ;
etc.
Au vu de l'importance de ces informations, l'extrait Kbis n'est pas seulement délivré au moment de l'inscription de l'entreprise au RCS. En outre, il n'y a pas que les dirigeants de l'entreprise qui soient autorisés à effectuer la demande. Il est également possible pour tout particulier ou tout professionnel souhaitant vérifier la légalité des activités d'une entreprise, d'obtenir un K-bis identifiant cette dernière, auprès du greffe ou par le biais d'agences tierces.
Les statuts de l'entreprise
Alors que l'extrait K-bis se concentre sur l'identité de l'entreprise, les statuts traitent de son organisation. Ils sont particulièrement importants dans le cas des sociétés fondées par, ou appartenant à, plusieurs associés ou actionnaires.
Les statuts d'une société établissent les liens entre les associés ou les actionnaires, et entre ceux-ci et les tiers, tout en clarifiant la fonction et les prérogatives de chacun. A ce titre, un pacte d'associés, qui demeure confidentiel, peut être rédigé pour les accompagner. Ils fixent par ailleurs les principes qui orienteront le fonctionnement de l'entreprise, aussi bien pour les activités qu'elle mènera que pour sa gestion.
Les statuts sont établis avant l'enregistrement de l'entreprise, et contiennent certaines des données exploitées pour l'établissement du K-bis.
Les documents obligatoires dans la vie quotidienne de l'entreprise
En dehors des documents qui confirment l'existence légale de l'entreprise, plusieurs autres jouent un rôle essentiel pour cette dernière dans sa bonne marche.
Les documents comptables
Pour que les activités d'une entreprise s'inscrivent sur la durée, la tenue rigoureuse de la comptabilité est une obligation immuable. Selon leur nature, divers livres comptables permettent d'avoir un suivi quotidien des flux financiers, un aperçu des résultats mensuels ou annuels, un bilan du patrimoine, etc. Les principaux documents comptables indispensables dans l'entreprise sont, entre autres :
le livre journal ;
le grand livre ;
le bilan comptable ;
le compte de résultat.
Les registres de gestion et de sécurité
Sont regroupés ici les registres obligatoires ou importants pour les sociétés commerciales, qui disposent d'un siège et embauchent au moins une personne. Ces registres servent notamment à répertorier le personnel ou à prévenir les risques. Le document unique d'évaluation des risques, le registre unique du personnel, les registres du temps de travail, le registre des alertes en matière de santé publique et d'environnement ou encore les registres de sécurité font partie des principaux registres indispensables pour une entreprise.
Les obligations d'affichage ou de communication
Certains documents doivent être affichés dans les locaux de l'entreprise ou communiqués aux collaborateurs par tous les moyens possibles. Ils ont un but informatif et préventif.
Il s'agit par exemple des coordonnées de contact de l'inspection du travail et de la médecine du travail, de l'interdiction de fumer ou de vapoter, du règlement intérieur, des horaires de travail, des consignes de sécurité, etc.
L'obligation d'afficher ou de communiquer ces documents dépend de la taille de l'entreprise.
