Ce qu'il faut faire avant le 1er janvier 2019
Le prélèvement à la source (PAS) sur les salaires sera effectué par l'employeur au travers de la paye. L'entreprise devenant collectrice de l'impôt sur le revenu, elle devra adapter ses systèmes d'information afin de s'assurer d'une part que les informations transiteront correctement avec l'administration fiscale (à travers le système de paye) et d'autre part que la paye est correctement alimentée afin de déterminer la bonne base d'imposition (rémunération nette imposable du mois). Lorsque la paye est externalisée, notamment auprès d'un expert-comptable, ce dernier sera responsable de la mise en place du prélèvement à la source dans la paye.
Les entreprises doivent donc rapidement s'entretenir et s'assurer auprès de leur prestataire de logiciel de paye ou avec leur expert-comptable que les systèmes seront prêts au 1er janvier 2019, mais également que les spécificités propres à leur entreprise seront prises en compte (contrats courts, subrogation, etc.). Les entreprises devront également tester leur système et s'assurer qu'elles reçoivent bien un taux (personnalisé ou non personnalisé) pour chaque salarié et qu'elles seront en mesure de l'appliquer sur la bonne base imposable mensuelle.
Dans les entreprises qui n'externalisent pas tout ou partie de leur paye, les services paye et direction des ressources humaines doivent être formés afin de mettre en place correctement et sereinement cette réforme majeure.
Par ailleurs, une bonne information en interne fera la différence entre les entreprises qui implémenteront le PAS de façon apaisée et les autres.
La communication au sein de l'entreprise, parent pauvre du PAS
Nombre d'entreprises considèrent que le PAS est avant tout une réforme technique qui ne concerne que la paye. De plus, cette évolution est vécue comme une contrainte pour laquelle les entreprises ne sont pas prêtes à investir outre mesure. C'est oublier l'impact fort que la réduction du salaire mensuel de chaque salarié pourrait avoir. En effet, le fait de prélever l'impôt sur le revenu directement sur le salaire pourrait créer un sentiment d'appauvrissement chez le salarié, appauvrissement « virtuel » puisque ce salarié payait déjà son impôt sur le revenu soit par mensualisation, soit par tiers provisionnel.
Par ailleurs, bien que l'unique interlocuteur vers qui l'employé devra se tourner reste l'administration fiscale, il est fort à parier que le réflexe sera de contacter en premier lieu le service paye ou ressources humaines de l'entreprise. Un travail de sensibilisation et d'information pourrait donc être nécessaire dans certaines entreprises afin de limiter les sollicitations en interne à partir de la fin du mois de janvier 2019 et ainsi éviter l'alourdissement de la charge de travail des équipes support dans l'entreprise. Le prélèvement à la source ne sera sûrement pas le seul projet à mettre en œuvre dans l'entreprise. De plus, d'autres réformes à venir occuperont ces équipes durant l'année 2019. C'est pourquoi, les entreprises ont tout intérêt à s'assurer de la bonne information de leurs salariés.
De nombreux moyens sont à la disposition de l'employeur pour sensibiliser ses salariés comme la préfiguration du bulletin de salaire à la fin de l'année 2018 ou encore la diffusion d'une information claire et sûre diffusée en interne (sessions d'information en présentiel ou en webcast, e-learning, etc.). L'administration fiscale a par ailleurs mis en ligne des kits à destination des employeurs afin qu'ils puissent mettre en place cette information.
La mise en place réussie du prélèvement à la source dans l'entreprise passera donc tout autant par l'anticipation technique en paye que par l'information des salariés.
